Hieronder tref je het Privacyreglement van de voetbalvereniging Alphia aan.
Dit Privacyreglement is voor het laatst gewijzigd op 22 november 2021.
Inleiding
Voetbalvereniging Alphia (v.v. Alphia) hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit Privacyreglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. v.v. Alphia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacyreglement;
- Verwerking van jouw persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.
v.v. Alphia is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons Privacyreglement, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de onderstaande contactgegevens:
Contactgegevens:
v.v. Alphia
Sportlaan 7
2406 LD Alphen aan den Rijn
https://www.alphia.nl
[email protected]
Verwerking van persoonsgegevens
In dit gedeelte wordt de verwerking van de persoonsgegevens van arbeids- of vrijwilligers overeenkomsten, leden, vrijwilligers, sponsoren, donateurs en andere geïnteresseerden beschreven.
Persoonsgegevens van Medewerkers/Vrijwilligers
Persoonsgegevens van Medewerkers/Vrijwilligers worden door v.v. Alphia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:
- Uitvoering geven aan de arbeids- of vrijwilligersovereenkomst;
Grondslag voor deze persoonsgegevens is de arbeids- vrijwilligersovereenkomst (bv trainer, leider). Voor deze doelstelling kan v.v. Alphia de volgende persoonsgegevens van jou vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Straat en huisnummer;
- Postcode en woonplaats;
- Geslacht;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Salarisgegevens;
- Bankgegevens;
- VOG verklaring.
Jouw persoonsgegevens worden door v.v. Alphia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men een contract of overeenkomst heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Persoonsgegevens van Leden
Persoonsgegevens van leden worden door v.v. Alphia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Het beoefenen en het bevorderen van de voetbalsport;
- Administratieve doeleinden (oa innen contributie, teamlijsten, spelervolgsysteem);
- Communicatie over verenigingsactiviteiten, versturen nieuwsbrief, teamgegevens;
- Voldoen aan verplichtingen die de KNVB oplegt.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is jouw aanmelding als lid. Voor deze doelstellingen kan v.v. Alphia de volgende persoonsgegevens van jou vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Straat en huisnummer;
- Postcode en Woonplaats;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geslacht
- Bankgegevens;
- Pasfoto (ten behoeve van spelerspas);
- Medische gegevens (tbv spelervolgsysteem)
- Beroep (bij jeugdleden van ouders/verzorgers) ivm vrijwilligerswerkzaamheden en/of sponsor mogelijkheden
Jouw persoonsgegevens worden door v.v. Alphia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Persoonsgegevens van Vrijwilligers
Persoonsgegevens van Vrijwilligers worden door v.v. Alphia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:
- Uitvoering geven aan de vrijwilligerstaken.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is de vrijwilligerstaak die uitgevoerd wordt. Het betreft dan bijv. vrijwilligers kantine, scheidsrechters. Voor deze doelstelling kan v.v. Alphia de volgende persoonsgegevens van jou vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Geslacht;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum
- Beroep ivm vrijwilligerswerkzaamheden
Jouw persoonsgegevens worden door Alphia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men vrijwilliger is bij v.v. Alphia.
Persoonsgegevens van sponsoren, donateurs en andere geïnteresseerden
Persoonsgegevens van sponsoren, donateurs en andere geïnteresseerden worden door v.v Alphia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:
- Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten
- Afwikkelen van (financiële) afspraken.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is het sponsorcontract, de aanmelding als donateur of geïnteresseerde of andere afspraken. Voor deze doelstelling kan v.v. Alphia de volgende persoonsgegevens van jou vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- Naam bedrijf;
- Straat en huisnummer;
- Postcode en Woonplaats;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres
- Bankrekeningnummer.
Uw persoonsgegevens worden door v.v. Alphia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende de periode dat men sponsor, donateur of geïnteresseerde is.
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
Wij verwerken enkel bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens mbt de gezondheid van een lid (bijvoorbeeld voedselallergie en medicijn gebruik bij activiteiten, zodat de begeleiding hiervan op de hoogte is).
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Verstrekking van persoonsgegevens
In dit gedeelte wordt de verstrekking van de persoonsgegevens van arbeids- of vrijwilligers overeenkomsten, leden, vrijwilligers, sponsoren, donateurs en andere geïnteresseerden beschreven.
Aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de in hoofdstuk 1 beschreven doeleinden. Hierbij denken wij aan Belastingdienst/Overheidsinstellingen.
De gegevens van leden worden alleen beschikbaar gesteld aan de overkoepelende organisatie, de KNVB. Of aan een andere vereniging ivm scouting of overschrijving.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden welke gevestigd zijn buiten de Europese Unie.
Bewaartermijn
In dit gedeelte wordt de bewaartermijn van de persoonsgegevens van arbeids- of vrijwilligers overeenkomsten, leden, vrijwilligers, sponsoren, donateurs en andere geïnteresseerden beschreven.
Behoudens de gegevens die van belang zijn vanwege historische gronden bewaart v.v. Alphia persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
In dit gedeelte beschrijven we welke beveiligingsmaatregelen er zijn genomen ter bescherming van je persoonlijke gegevens. v.v. Alphia neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegd toegang, ongewenst openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan.
Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via [email protected]
Beveiligings maatregelen Alphia
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens v.v. Alphia van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers/vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
v.v. Alphia haalt haar gegevens voor de website en voetbal.nl app uit een database van de KNVB. De gegevens worden enkel gevisualiseerd (naam en wedstrijdinformatie) maar zijn niet hard-copy aanwezig. De activiteiten van de KNVB worden door Sportlink verzorgd.
Beveiligingsmaatregelen Sportlink
Sportlink is zich als verwerker van persoonsgegevens zeer bewust van de noodzaak tot de beveiliging van de haar toevertrouwde gegevens. Gegevensbeveiliging is steeds een onderwerp bij nieuwe ontwikkelingen en we houden de bestaande situatie regelmatig tegen het licht. Effectieve gegevensbeveiliging is uiteindelijk een optelsom van een veelheid aan factoren. Om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen, neemt Sportlink diverse maatregelen waaronder het volgende:
- Sportlink host haar systemen bij een gerenommeerde hosting partij die beschikt over toonaangevende security certificeringen zoals ISO27001 en SSAE 16 SOC 2;
- De systemen van Sportlink worden gehost in een zwaar beveiligde omgeving die slechts voor een beperkt aantal personen toegankelijk is;
- Communicatie tussen onze omgeving en de buitenwereld verloopt over versleutelde verbindingen (HTTPS, SSH, VPN technieken);
- Bijzondere informatie, zoals wachtwoorden, wordt versleuteld opgeslagen in onze databases;
- Administratieve toegang tot onze systemen is uitsluitend mogelijk via een beveiligde verbinding en alleen door die personen die hier daadwerkelijk noodzaak toe hebben;
- Onze systemen worden steeds tijdig voorzien van beveiligingsupdates.
Als je vragen of opmerkingen hebt over de beveiliging van Sportlink kun je deze mailen naar [email protected] of [email protected]
Coockies, of vergelijkbare technieken
v.v. Alphia gebruikt alleen technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
Beeldmateriaal, opgenomen op sportcomplex van v.v. Alphia
Op het sportcomplex van v.v. Alphia maken wij graag foto’s en video’s van wedstrijden, activiteiten en natuurlijk de teamfoto’s om op onze website en social media (zoals Twitter, Facebook) te plaatsen. Dit verhoogd de spelbeleving. Daarbij willen we ook af en toe namen noemen, zodat bijvoorbeeld duidelijk is wie op de foto of video staat.
Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website of op andere media wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover individueel ingelicht.
Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en op sportpark De Bijlen mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden of bezoekers. Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie wordt geen directe toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht.
Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van Alphia, als de ouders/verzorgers hier tegen bezwaar hebben gemaakt. Bij voorkeur worden alleen foto’s geplaatst waarop minimaal twee à drie personen onder de 16 jaar te zien zijn.
Elke persoon betrokken bij het vervaardigen of publiceren van foto’s en/of video’s mag nimmer een ander persoon in diskrediet brengen en/of handelen tegen de zin in van betrokkene.
Namen worden soms gebruikt bij een toelichting voor een foto of video. Als de betreffende persoon of zijn/haar vertegenwoordiger het hiermee niet eens is, wordt de naam alsnog verwijderd.
Als de ouder/verzorger problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan zal in overleg met deze persoon besloten worden dit beeldmateriaal te verwijderen.
Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee
vervolgens rekening kan worden gehouden. Dit bezwaar kan altijd worden herroepen.
Voor zover opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid hiervoor.
Door een trainer en/of coach kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen.
Leden of diens wettelijke vertegenwoordigers die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken via het mailadres [email protected].
Personen die activiteiten voor de vereniging verzorgen, zoals bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers, hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit privacyreglement. Indien zich een incident voordoet, zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan. Afhankelijk van de ernst van het incident zal het bestuur disciplinaire maatregelen treffen of desnoods het incident melden aan de betreffende instanties. Betrokken ouders/verzorgers worden direct geïnformeerd.
Rechten omtrent jouw gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van je ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het
recht om de door jouw verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Verwerken wij jouw persoonsgegevens op basis van een door jouw gegeven toestemming, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Indien je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, neem dan direct contact met ons op. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt dan altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wijzigingen Privacyreglement
v.v. Alphia behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacyreglement. Het verdient aanbeveling om dit Privacyreglement geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent. Het privacyreglement is te vinden op de website www.alphia.nl/privacy.
PDF-versie Privacyreglement v.v. Alphia (22-11-2021)
