Huishoudelijk Reglement

Hieronder tref je het Huishoudelijk Reglement van de voetbalvereniging Alphia aan.
Dit Huishoudelijk reglement is vastgesteld door de algemene ledenvergadering op 31 oktober 2016.

Tenue en samenstelling van de vereniging

Artikel 1 - Clubkleuren

1. De kleuren van de vereniging zijn oranje en wit. Het voetbaltenue bestaat uit een oranje shirt, een witte broek en korenblauwe kousen
2. In het belang van de vereniging kan het bestuur besluiten, in beperkte mate, af te wijken van het bepaalde in lid 1 van dit artikel op zodanige wijze als het bij zijn besluit bekend zal maken. Dit besluit zal alleen betrekking hebben op een elftal, dat op het shirt de reclame voert van een sponsor.

Artikel 2 - Verenigingsjaar
Het verenigingsjaar loopt gelijk aan de periode, zoals door de KNVB is vastgesteld en wel vanaf 1 juli tot en met 30 juni.

Artikel 3 - Afdelingen
De vereniging onderscheidt de volgende categorieën leden:

1. Seniorvoetballeden, zijnde spelende leden (veld- of zaalvoetbal) die op 1 augustus van het lopende verenigingsjaar 18 jaar of ouder zijn;
2. Jeugdvoetballeden, zijnde spelende leden (veld- of zaalvoetbal) die op 1 augustus van het lopende verenigingsjaar jonger zijn dan 18 jaar;
3. Ereleden en Leden van Verdienste, zijnde alle leden die als zodanig door de algemene ledenvergadering zijn benoemd met meerderheid van stemmen.
4. Niet-spelende leden, zijnde alle leden die niet tot één van de hierboven in dit artikel genoemde categorieën behoren.

Artikel 4 – Verkrijging van het lidmaatschap

1. Het lidmaatschap van de vereniging wordt verkregen als het bestuur positief heeft beslist op een verzoek tot toelating. Het bestuur kan desgewenst een onderzoek instellen naar het gedrag van het kandidaat-lid.
2. Voorwaarde voor toelating is tevens betaling van de eerst verschuldigde contributie en/of nog niet vereffende schulden aan Alphia of andere sportorganisaties. Bij afwijzing van een verzoek tot toelating heeft de aanvrager het recht van beroep bij de algemene ledenvergadering.
3. In geval een kandidaat-lid tegen een negatieve beslissing door het Bestuur op een verzoek tot toelating in beroep gaat bij de algemene ledenvergadering wordt een commissie gevormd, bestaande uit een bestuurslid, een door het kandidaat-lid aan te wijzen lid van de algemene ledenvergadering en een door deze twee commissieleden aan te wijzen voorzitter, die aan de algemene ledenvergadering advies uitbrengt.
4. Het is de leden van het bestuur en van de onder lid 3 van dit artikel genoemde commissie niet toegestaan de voor de beoordeling van een verzoek tot toelating verkregen persoonlijke gegevens van het kandidaat-lid openbaar te maken.

Rechten en plichten van leden en sancties

Artikel 5 - Rechten verbonden aan het lidmaatschap

1. Leden hebben via de officiële website en het mededelingenbord in de kantine recht op mededelingen van algemene aard van het bestuur, actief stemrecht in de algemene ledenvergadering.
2. Leden hebben recht op toegang bij alle wedstrijden.
3. Leden recht op deelname aan andere algemene verenigingsactiviteiten, eventueel tegen betaling van de geldende deelnameprijs en op voorwaarde dat bij de aanmelding voor deelname nog plaatsen beschikbaar zijn.
4. Een spelend lid heeft recht op deelname aan een redelijk aantal wedstrijden dat gedurende het lidmaatschap gespeeld wordt.
5. Een spelend lid heeft recht op deelname aan de trainingen die voor zijn/haar team georganiseerd worden. Als deelname aan een wedstrijd geldt ook het buiten de lijnen blijven als gevolg van schorsing, blessure, ziekte of afwezigheid.
6. Een niet-spelend lid heeft recht op deelname aan de trainingen van een voor hem/haar geschikt team.
7. Zij die een ononderbroken periode van 25, 40, 50 of 60 jaren lid zijn van de vereniging, hebben recht op een herinneringsspeldje met de inscriptie van het aantal jaren lidmaatschap.

Artikel 6 - Plichten verbonden aan het lidmaatschap

1. Alle leden hebben behalve het in de statuten en elders in het huishoudelijk reglement gestelde als plichten:
   a. Het zorgvuldig gebruik van de in eigendom of huur van de vereniging zijnde materialen en goederen te bevorderen.
   b. Wijzigingen van adres en andere voor de ledenadministratie relevante gegevens onverwijld schriftelijk aan de secretaris of een door deze functionaris aangewezene mee te delen.
   c. Bij deelname aan verenigingsactiviteiten de door of namens het bestuur gegeven aanwijzingen te volgen.
   d. Alle spelende leden, behorende tot de onder artikel 3, leden a en b van dit huishoudelijk reglement genoemde categorieën, dan wel hun ouders/verzorgers zijn verplicht per verenigingsjaar zestien uren belangeloos werkzaamheden voor de vereniging te verrichten.  Deze werkzaamheden en tijdstippen worden door het bestuur of een daartoe aangewezen commissie/vrijwilligerscoördinator bepaald. Een lid kan tot één maand na bepaling van de aard van de werkzaamheden schriftelijk tegenover het bestuur aangeven sommige van die werkzaamheden voor hem niet-passend te verklaren. In dat geval kan het lid niet verplicht worden dergelijke werkzaamheden te verrichten en zal in overleg met het bestuur een alternatieve opdracht worden vastgesteld. Weigering van werkzaamheden of niet verschijnen op afgesproken tijden wordt gestraft met een schorsing van maximaal drie bindende wedstrijden.
2. Spelende voetballeden kunnen worden verplicht een bewijs van medische goedkeuring te overleggen.

Artikel 7 - Straffen
Bij Alphia is het Statuut Normen en Waarden en de daarbij behorende regels van toepassing. Straffen worden overeenkomstig dit statuut na advies van de Commissie Normen en Waarde door het bestuur opgelegd.

Artikel 8 - Contributies

1. De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van contributie die door de Algemene Ledenvergadering van tijd tot tijd zal worden vastgesteld.
2. Voor de jeugdvoetballeden wordt voor de bepaling van het contributiebedrag tevens onderscheid gemaakt naar de leeftijdscategorie, zoals door de KNVB wordt vastgesteld.
3. Voor elk lid afzonderlijk is de leeftijdsindeling bij aanvang van het lidmaatschap of van het verenigingsjaar bepalend voor de hoogte van het in dat jaar verschuldigde contributiebedrag.
4. Het bestuur kan op verzoek van het lid het bij aanvang van het verenigingsjaar vastgestelde contributiebedrag verlagen als de leeftijdsindeling van het lid na 1 januari daartoe aanleiding geeft.
5. Het verschuldigde contributiebedrag dient per jaar of per termijn van + 2 maanden tijdig bij vooruitbetaling te worden voldaan en in elk geval binnen 14 dagen na ontvangst van een betalingsverzoek in de vorm van een factuur, een acceptgirokaart of afschrijving door middel van een afgegeven machtiging
6. Achterstallige contributie en/of andere financiële verplichtingen aan de vereniging kunnen middels een gerechtelijke procedure worden geïncasseerd.

Artikel 9 - Kostenvergoedingen
Door of namens de penningmeester worden, tegen inlevering van een door twee bestuursleden voor akkoord getekende, gespecificeerde declaratie, uit de verenigingskas vergoed aan leden of gemachtigden, waarvan het bestuur het vooraf wenselijk acht dat zij bepaalde activiteiten bezoeken, vooraf overeengekomen reis- en verblijfkosten hebben gemaakt of vooraf overeengekomen te betalen diensten hebben verleend.

Artikel 10 - Opzegging van het lidmaatschap

1. Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk te gebeuren voor 1 juni van het lopende verenigingsjaar.
2. Verklaringen over het voldaan hebben van de financiële verplichtingen op overschrijvingsformulieren worden uitsluitend door of namens de penningmeester of ledenadministratie getekend als alle op het moment van indiening verschuldigde bedragen zijn
   betaald.
3. Opzegging van het lidmaatschap door de vereniging wegens wanbetaling is mogelijk wanneer een lid meer dan een termijn contributieschuld heeft. Het lid ontvangt van de penningmeester/ledenadministratie een herinnering/aanmaning waarna hem of haar 14 dagen tijd wordt gegeven om aan zijn/haar financiële verplichtingen te voldoen. Bij in gebreke blijven volgt beëindiging van het lidmaatschap door de vereniging.

Artikel 11 - Donateurs en sponsors - rechten en plichten

1. De door donateurs te betalen minimumbijdrage per jaar wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld.
2. De door sponsors te betalen bijdragen wordt jaarlijks tussen sponsor en bestuur overeengekomen.
3. Donateurs en sponsors hebben recht op vrije toegang tot het Alphia-terrein bij alle vriendschappelijke en normale competitiewedstrijden van Alphia-teams.

Bestuurlijke organisatie, taken en bevoegdheden

Artikel 12 - Bestuur

1. Het bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester, aangevuld met vertegenwoordigers van de diverse geledingen van de vereniging.
2. Het bestuur geeft leiding aan de vereniging, houdt toezicht op het verenigingsleven, voert de door de algemene vergadering genomen besluiten uit en beheert de geldmiddelen van de vereniging.
3. Het bestuur draagt zorg voor het naleven van statuten en het huishoudelijk reglement en beslist daarboven in alle gevallen, waarin verenigingsreglementen niet voorzien.
4. Het bestuur komt tenminste tienmaal per jaar bijeen.

Artikel 13 - Taken van de bestuursleden

1. De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en de algemene vergadering. Hij stelt daarin de agenda vast. Hij dient zich regelmatig op de hoogte te stellen van de activiteiten binnen de vereniging en houdt toezicht op de naleving van statuten, huishoudelijk reglement en de besluiten van algemene vergadering of het bestuur. Hij draagt zorg voor de contacten met de gemeente, sponsors, de KNVB en andere organisaties waar het algemene verenigingszaken betreft. Hij is eerste woordvoerder van de vereniging en als zodanig gerechtigd publicaties op de website en in de nieuwsbrief te verbieden, op voorwaarde dat hij hiervan, met redenen omkleed, mededeling doet aan de schrijver(s), en het bestuur. Zo hij dit dienstig acht, bepaalt hij welke uitgaande stukken zijn ondertekening behoeven. De voorzitter maakt in overleg met de secretaris het jaarverslag en is verantwoordelijk voor website.
2. De secretaris is verantwoordelijk voor de correspondentie van de vereniging, het bijhouden van een notulenregister, de registratie en verspreiding van de aan het secretariaat ontvangen post, de samenstelling van presentielijsten en lijsten van ingekomen en uitgaande stukken ten behoeve van algemene ledenvergadering en bestuursvergadering, het tezamen met de voorzitter opstellen van een jaarverslag en het beheren van het verenigingsarchief.
3. De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van alle geldmiddelen, de financiële administratie, de ledenadministratie, de inning van contributies en andere vorderingen van de vereniging. Betalingen uit de verenigingskas worden door hem gedaan tegen behoorlijke betalingsbewijzen. Voor betalingen boven een bedrag van € 1.000,00 voor zover het geen rekeningen van KNVB, leveranties ten behoeve van de kantinevoorraad, gemeente, huur, verzekeringen en aanschaf materialen betreffen, heeft hij toestemming nodig van het bestuur. Telkens op verzoek, maar tenminste eenmaal per drie maanden, geeft hij het bestuur een
   overzicht van de financiële situatie van de vereniging. Tevens is hij verplicht het bestuur per eerste daaraanvolgende bestuursvergadering te informeren als naar zijn mening budgetten dreigen te worden overschreden. Hij maakt een financieel jaarverslag en een conceptbegroting voor het volgende verenigingsjaar.
4. De voorzitter, secretaris en penningmeester hebben (als dagelijks bestuur) de bevoegdheid om in gezamenlijk overleg verenigingszaken in de meest uitgebreide zin voor te bereiden en ze aan het bestuur voor te leggen.
5. De wedstrijdsecretaris is in het bijzonder belast met alle administratieve werkzaamheden verbonden aan wedstrijden, te spelen door leden van of te organiseren door het bestuur van de afdeling waarvan hij deel uitmaakt. Hij zorgt tevens voor het bijhouden van de
   desbetreffende competitiestanden en verzorgt mededelingen over afgelastingen.
6. Alle overige bestuursleden zijn belast met de taken die zij bij bestuursbesluit opgedragen gekregen hebben.
7. Bestuursleden zijn te allen tijde (dus ook na aftreden) geheimhouding verplicht betreffende persoonlijke, maar ook bestuurlijke gegevens, die zij voor een behoorlijke uitoefening van hun taak verkrijgen of verkregen en over zaken, die volgens besluit van het bestuur niet openbaar gemaakt mogen worden
8. Bestuursleden aanvaarden hun functie voor tenminste drie jaar.

Artikel 14 - Vervanging
Elk bestuurslid is verplicht bij de eerste vergadering na zijn benoeming een plaatsvervanger aan te wijzen. Het is wenselijk voor elk bestuur een compleet vervangingsrooster samen te stellen.

Artikel 15 - Onverenigbaarheid van functies

1. In het algemeen zijn onverenigbare functies, welke bij vervulling door éénzelfde persoon behoorlijk toezicht op de uitoefening van de gestelde taken uitsluit.
2. Een bestuurslidmaatschap is onverenigbaar met een betaalde functie binnen de vereniging.

Kascommissie

Artikel 16 - Benoeming en samenstelling
De kascommissie wordt in de jaarlijks algemene ledenvergadering benoemd conform artikel 12 van de statuten. De leden van de kascommissie dienen meerderjarig te zijn. Een lid kan niet langer dan twee achtereenvolgende jaren zitting hebben in de kascommissie.

Artikel 17 - Taak
De kascommissie controleert de financiële administratie, de kasgelden en de rekeningen van de vereniging wanneer de commissie het nodig oordeelt, doch tenminste eenmaal per jaar. Binnen acht dagen na elk onderzoek doet zij schriftelijk verslag aan het bestuur. Aan de jaarlijkse
algemene ledenvergadering brengt de commissie schriftelijk verslag uit over haar onderzoek van de jaarrekening van de penningmeester.

Artikel 18 - Bij aftreden van de penningmeester
Bij tussentijds aftreden van de penningmeester voert de commissie de in artikel 17 bedoelde controle zo mogelijk vóór de datum van aftreden uit, doch in ieder geval binnen twee weken na bedoelde datum.

Artikel 19 - Bij afkeuren van de rekening
Indien door de kascommissie de goedkeuring van de rekening en verantwoording van het bestuur wordt geweigerd, benoemt de algemene ledenvergadering een andere commissie welke een nieuw onderzoek doet van de rekening en verantwoording. Deze commissie heeft dezelfde bevoegdheden als de in artikel 17 bedoelde commissie. Binnen een maand na de benoeming brengt zij aan de algemene ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen. Wordt ook dan de goedkeuring geweigerd, dan neemt de algemene ledenvergadering al die maatregelen welke door haar in het belang van de vereniging nodig wordt geacht.

Algemene Ledenvergadering

Artikel 20 - Aantal en tijdstippen
Algemene ledenvergaderingen worden gehouden:

1. jaarlijks in oktober, zijnde de jaarvergadering zoals bedoeld in artikel 15, lid 2 van de statuten;
2. bij besluit van het bestuur;
3. op een verzoek zoals bedoeld in Artikel 15, lid 4 van de statuten.

Artikel 21 - Jaarvergadering
Op de jaarvergadering worden alle onderwerpen die daarvoor ingevolge de statuten en dit huishoudelijk reglement in aanmerking komen, behandeld.

Artikel 22 - Agendapunten aangebracht door leden
Indien op schriftelijk verzoek van tenminste tien leden, uiterlijk acht dagen vóór een algemene ledenvergadering bij het bestuur ingediend, punten aan de agenda worden toegevoegd, worden deze alsnog vóór de vergadering aan de leden medegedeeld op een door het bestuur te bepalen wijze.

Artikel 23 - Minimum aantal leden
Indien op enige algemene ledenvergadering geen tien leden aanwezig zijn, wordt binnen een maand een tweede vergadering gehouden, waarin bij meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen besluiten kunnen worden genomen.

Artikel 24 - Toegang

1. Toegang tot een algemene ledenvergadering hebben alle leden, een ouder of voogd van leden jonger dan achttien jaar.
2. Rechtspersoonlijkheid bezittende verenigingen of lichamen die donateur of sponsor zijn, kunnen door middel van een gemachtigde een algemene ledenvergadering bijwonen. Zij hebben geen stemrecht tijdens een algemene ledenvergadering.

Artikel 25 - Orde en besluitvorming

1. Algemene ledenvergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuur of diens plaatsvervanger. Niemand mag het woord voeren dan na het vooraf van de voorzitter verkregen te hebben. Deze verleent het woord in volgorde waarin het is aangevraagd.
2. Indien een spreker van het onderwerp in beraadslaging afwijkt, of onparlementaire taal gebruikt, brengt de voorzitter hem zulks onder de aandacht en maant hem tot orde. Gaat de spreker hiermede voort, dan kan de voorzitter hem het woord ontnemen.
3. Leden die zich in de vergadering wanordelijk gedragen, worden door de voorzitter tot de orde geroepen en indien zij aan deze aanmaning geen gehoor geven, uit de vergadering verwijderd.
4. Indien de voorzitter oordeelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, sluit hij de discussie, tenzij de meerderheid der aanwezige stemgerechtigde leden zich hiertegen verzet. Over een dergelijk voorstel wordt onmiddellijk zonder beraadslaging gestemd.
5. Nadat de discussie over een voorstel of motie gesloten is verklaard door de voorzitter, wordt tot stemming overgegaan, tenzij de vergadering zich zonder hoofdelijke stemming met dit voorstel of deze motie verenigt.

Artikel 26 - Officiële mededelingen
Op de officiële website van de vereniging zullen worden opgenomen alle besluiten van de algemene ledenvergadering en het bestuur waarvan de openbaarmaking voor de toepassing van de statuten en dit huishoudelijk reglement wenselijk en nodig is, en voorts zoveel het bestuur het nodig oordeelt.

Wedstrijden en trainingen

Artikel 27 - Kleding
Leden die aan wedstrijden deelnemen namens de vereniging, behoren gekleed te zijn in het daarvoor vastgestelde tenue (Artikel 1).  Afwijkingen zijn slechts geoorloofd na toestemming van het bestuur of na verplichtstelling door of namens de KNVB.

Artikel 28 - Aanvoerder

1. Voor elk elftal/team wordt bij de aanvang van het seizoen een aanvoerder door het elftal/team of door of namens het bestuur aangewezen, zo mogelijk overeenkomstig het verlangen van de meerderheid der spelers.
2. De aanvoerder heeft het volle gezag op het veld. Hij is de leider van zijn elftal/team en is deswege verantwoording verschuldigd aan het bestuur. Hij is gerechtigd spelers wegens wangedrag of ongehoorzaamheid aan zijn instructies van het veld te (laten) verwijderen.
3. De aanvoerder is verplicht na afloop van de wedstrijd het wedstrijdformulier volledig en duidelijk ingevuld volgens de bepalingen van de KNVB digitaal via Sportlink in te sturen.
4. Bij afwezigheid van de aanvoerder wordt een plaatsvervangend aanvoerder aangewezen die in alle rechten en plichten van de aanvoerder treedt.

Artikel 29 - Orde

1. Op de speelterreinen zijn de leden gehoorzaamheid verschuldigd aan de algemene ordebepalingen, welke eventueel door het bestuur worden vastgesteld.
2. Tijdens wedstrijden en bij trainingen zijn de leden gehoorzaamheid verschuldigd aan hun aanvoerder en eventueel aan de oefenmeester en/of elftal- c.q. teamleider.

Artikel 30 - Kleedkamers
Toegang tot de kleedkamers hebben alleen de spelers van het spelende elftal/team, de trainer en/of elftal c.q. teamleider, de verzorger en bestuursleden. Voor anderen is de toestemming van het bestuur vereist. Voor zover het karakter van enige vorm van voetbal daartoe aanleiding geeft, kan het bestuur afwijkende bepalingen vaststellen.

Artikel 31 - Prijzen
Alle prijzen (behalve individuele) door de leden behaald op sportontmoetingen, waarvoor zij voor de vereniging zijn uitgekomen, worden eigendom van de vereniging en moeten binnen twee weken na ontvangst worden afgedragen. Het bestuur treft maatregelen voor een adequate opberging van de prijzen op een wijze die voor de vereniging van zoveel mogelijke representatieve waarde is.

Slotbepalingen

Artikel 32 - Bekendmaking aan leden
Ieder lid wordt geacht bekend te zijn met het huishoudelijk reglement en de statuten, alsmede met alle uitvoeringsbesluiten en mededelingen die als officiële mededeling als bedoeld in artikel 26 van dit huishoudelijk reglement op de officiële website zijn gepubliceerd.

Artikel 33 - Onvoorziene omstandigheden
In alle gevallen waarin de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, alsook bij geschillen over de uitleg ervan, beslist het bestuur. Bepalingen in dit huishoudelijk reglement in strijd met de statuten zijn nietig.

Artikel 34 - Wijziging of aanvulling

1. Tot wijziging of aanvulling van dit huishoudelijk reglement kan slechts worden besloten in een daartoe belegde algemene ledenvergadering en indien tenminste twee derden van de aldaar uitgebrachte geldige stemmen zich vóór de wijziging of aanvulling verklaart. De desbetreffende voorstellen dienen tenminste veertien dagen vóór de vergadering ter kennis van de leden zijn gebracht.
2. Amendementen op deze voorstellen kunnen staande de vergadering worden ingediend. Ter vergadering wordt de definitieve tekst van de te herziene artikelen vastgelegd.

Artikel 35 - Werking
Dit reglement treedt in werking direct na vaststelling door de algemene vergadering. Alle tot dat moment geldende huishoudelijke reglementen vervallen dan. Elk lid wordt geacht de bepalingen van geldende statuten en huishoudelijk reglement te kennen evenals alle verdere wettig vastgestelde en behoorlijk bekend gemaakte regels en bepalingen.